Thích sử dụng Excel cho các công việc hàng ngày của bạn nhưng phải vật lộn để biến nó thành công cụ tốt nhất cho biểu đồ tổ chức? Chắc chắn, trong khi Excel là một cường quốc cho bảng tính và bảng, việc thiết kế biểu đồ tổ chức có thể cảm thấy khó khăn - khác xa với trải nghiệm liền mạch mà bạn đã quen. Đừng lo; Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo biểu đồ tổ chức trong Excel bằng hai phương pháp, giúp bạn thoát khỏi những rắc rối trong một số bước. Cắt theo đuổi ngay bây giờ!
- Hướng dẫn cho người mới bắt đầu: Cách tạo biểu đồ tổ chức trong Excel
- Lập trường khách quan: Tại sao chọn Excel cho biểu đồ tổ chức (hoặc không)
- Gặp gỡ Dreamina: Nhà thiết kế biểu đồ tổ chức AI bằng một cú nhấp chuột
- Các bước để tạo biểu đồ org tuyệt đẹp với Dreamina
- Các tính năng AI mạnh mẽ hơn để thử
- Kết luận
- Câu Hỏi Thường Gặp
Hướng dẫn cho người mới bắt đầu: Cách tạo biểu đồ tổ chức trong Excel
Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft, được sử dụng rộng rãi để tổ chức, phân tích và trực quan hóa dữ liệu. Ngoài ra, đối với các mục đích sử dụng đặc biệt như tạo biểu đồ tổ chức, nó cung cấp hai phương pháp đơn giản - SmartArt và Shapes - để vạch ra hệ thống phân cấp của công ty bạn một cách rõ ràng và hiệu quả. Hãy khám phá hai phương pháp và chọn một phương pháp dựa trên lợi thế của riêng chúng.
Phương pháp 1: Cách tạo biểu đồ tổ chức trong Excel qua SmartArt
SmartArt là một tính năng tích hợp trong Excel. Nó cung cấp các mẫu và bố cục được thiết kế sẵn được thiết kế riêng cho các cấu trúc phân cấp, giúp bạn dễ dàng vạch ra các vai trò, mối quan hệ và quy trình làm việc trong một tổ chức. Kiểm tra tính năng này trong phần sau:
- BƯỚC 1
- Mở Excel và Chọn tùy chọn đồ họa SmartArt
Chuyển đến tab "Chèn" trên thanh Menu Excel và nhấp vào "SmartArt". Trong hộp bật lên, chọn loại tùy chọn Đồ họa SmartArt phù hợp nhất với sở thích của bạn và nhấp vào tùy chọn đó để bắt đầu thiết kế.
- BƯỚC 2
- Chỉnh sửa và tùy chỉnh biểu đồ tổ chức của bạn
Trên biểu đồ SmartArt của bạn, hãy điền tên và vị trí theo thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện. Để thêm các hộp bổ sung, nhấp chuột phải vào hộp hiện tại, di chuyển con trỏ đến nút "Thêm hình dạng" và nhấp vào vị trí bạn muốn cố định hình dạng, trước, sau, trên hoặc dưới.
Khi bạn đã điền xong biểu đồ của mình, đã đến lúc thiết kế bố cục của bạn. Trên thanh Menu, có một tab "Thiết kế thông minh" được sử dụng để thêm hiệu ứng và màu sắc vào biểu đồ của bạn. Ngoài ra còn có một tùy chọn "Định dạng" được sử dụng để chỉnh sửa kiểu văn bản, màu sắc và hiển thị.
- BƯỚC 3
- Tiết kiệm
Khi bạn đã hoàn tất việc thiết kế và định dạng, hãy nhấp vào biểu tượng "Lưu" trên Thanh công cụ truy cập nhanh để lưu biểu đồ với tên bạn chọn.
Phương pháp 2: Cách xây dựng biểu đồ tổ chức trong Excel bằng Shapes
Hình dạng trong Excel là các công cụ linh hoạt cho phép bạn tạo và tùy chỉnh biểu đồ tổ chức theo cách thủ công. Nó cho phép bạn vẽ các yếu tố riêng lẻ như hình chữ nhật, đường thẳng và mũi tên để xây dựng biểu đồ tổ chức của bạn từ đầu. Nếu bạn là một bậc thầy về tùy biến, công cụ này sẽ là lựa chọn đầu tiên của bạn. Cuộn xuống để biết thêm chi tiết:
- BƯỚC 1
- Chèn và sắp xếp hình dạng để xây dựng biểu đồ tổ chức của bạn
Chuyển đến tab "Chèn" trên thanh Menu Excel và nhấp vào "Hình dạng". Chọn hình chữ nhật, hình vuông hoặc các hình dạng khác có thể được sử dụng làm hộp và sử dụng các hình dạng này để tạo thành các hộp trên trang tính.
- BƯỚC 2
- Chỉnh sửa và tùy chỉnh biểu đồ tổ chức của bạn
Để thêm văn bản vào hộp của bạn, nhấp chuột phải vào hộp và nhấp vào nút "Thêm văn bản". Trong menu "Shapes", chọn dòng hoặc mũi tên và sử dụng chúng để kết nối các hộp.
- BƯỚC 3
- Tiết kiệm
Khi bạn đã hài lòng với biểu đồ của mình, hãy lưu nó bằng biểu tượng "Lưu" trên Thanh công cụ truy cập nhanh và chọn tên bạn chọn.
Lập trường khách quan: Tại sao chọn Excel cho biểu đồ tổ chức (hoặc không)
Mọi người chọn Excel cho biểu đồ tổ chức vì nó là công cụ chính cho công việc của họ. Nhưng nó có phải là một công cụ hoàn hảo cho nhiệm vụ đó? Để có lập trường khách quan, ở đây chúng tôi liệt kê những ưu và nhược điểm chính để bạn đánh giá cao:
- Tính khả dụng phổ quát: Microsoft 365 là một trong những gói phần mềm phổ biến nhất được sử dụng cho tài liệu của công ty. Điều này đảm bảo rằng Excel có thể truy cập rộng rãi, vì hầu hết các tổ chức đều có quyền truy cập vào nó. Điều này loại bỏ nhu cầu cài đặt và mua thêm phần mềm. Do đó, các công ty có thể tạo và chỉnh sửa các cuộc trò chuyện tổ chức mà không mất thời gian và tiền bạc để mua các công cụ mới.
- Không có đường cong học tập: Không giống như hầu hết các phần mềm đặc biệt yêu cầu đào tạo nghiêm ngặt để người dùng hiểu, Excel thân thiện với người dùng và không yêu cầu bất kỳ đào tạo, hướng dẫn hoặc hội thảo phức tạp nào. Không có đường cong học tập; do đó, nhân viên có thể nhanh chóng hiểu và sử dụng Excel để tạo biểu đồ tổ chức trong thời gian ngắn mà không cần mất thêm thời gian đào tạo.
- Chức năng cơ bản: Excel cung cấp các hàm cơ bản như hình dạng và công cụ cần thiết để tạo biểu đồ tổ chức. Tính năng SmartArt của Excel thậm chí còn cung cấp một loạt các mẫu và thiết kế biểu đồ org tích hợp sẵn để lựa chọn, giúp bạn dễ dàng tạo biểu đồ org mà không cần phải vẽ, thiết kế và sắp xếp hình dạng theo cách thủ công. Với tùy chỉnh đã được thực hiện này, quá trình tạo biểu đồ tổ chức diễn ra liền mạch và kết quả trông chuyên nghiệp hơn.
- Tích hợp dữ liệu: Là một gói bảng tính, Excel chủ yếu được sử dụng để lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân viên. Điều này giúp dễ dàng liên kết dữ liệu từ trang tính với biểu đồ tổ chức. Với tự động hóa thích hợp, việc cập nhật biểu đồ tổ chức sẽ dễ dàng hơn vì mọi cập nhật trên bảng tính của nhân viên đều có thể dễ dàng được chuyển sang biểu đồ.
- Giới hạn thiết kế: Chỉ có một vài mẫu biểu đồ có sẵn trên SmartArt, giới hạn các tùy chọn thiết kế biểu đồ tổ chức có sẵn cho người dùng. Ngoài ra, người dùng có quyền kiểm soát hạn chế đối với kiểu dáng và cách sắp xếp biểu đồ của họ. Những hạn chế về thiết kế và tùy chỉnh này có thể đặt ra những hạn chế đối với khả năng sáng tạo của người dùng.
- Bảo trì thủ công: Các tổ chức phát triển, mở rộng và thay đổi. Điều này làm cho biểu đồ tổ chức lỗi thời, làm cho nó không chính xác. Excel yêu cầu cập nhật thủ công, vì vậy bất cứ khi nào nhân viên được thuê, thăng chức hoặc rời đi, người dùng phải cập nhật những thay đổi này theo cách thủ công. Quá trình này có thể tẻ nhạt, mệt mỏi và tốn thời gian. Do định dạng thường xuyên, lỗi chắc chắn sẽ xảy ra.
- Vấn đề về khả năng mở rộng: Với các tổ chức nhỏ hơn, biểu đồ Excel hoạt động rất tốt. Nhưng khi các tổ chức này mở rộng, việc hiểu và điều hướng biểu đồ trở nên khó khăn hơn. Một tổ chức có nhiều phòng ban chứa nhiều nhân viên khác nhau có thể khó thiết kế biểu đồ tổ chức thể hiện đầy đủ hệ thống phân cấp tổ chức của mình.
- Quá trình tốn thời gian: Có rất nhiều công việc thủ công cần thiết để cuối cùng tạo, thiết kế và định dạng biểu đồ tổ chức chuyên nghiệp trong Excel, từ điều chỉnh các hộp và khoảng cách đến định dạng văn bản riêng lẻ. Điều này có thể siêu tốn thời gian và không hiệu quả cao đối với người dùng có thời hạn nghiêm ngặt.
Excel có thể là một công cụ tuyệt vời để tạo biểu đồ tổ chức cơ bản cho các nhóm nhỏ. Nó có sẵn rộng rãi, thân thiện với người dùng, tiết kiệm chi phí và cung cấp các chức năng cơ bản cần thiết để thiết kế biểu đồ tổ chức của bạn. Tuy nhiên, khi giao dịch với các tổ chức lớn hơn yêu cầu cập nhật thường xuyên và biểu đồ cồng kềnh để hiển thị hệ thống phân cấp tổ chức hoàn chỉnh của nó, Excel có thể nhanh chóng trở thành một vấn đề hơn là một giải pháp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế tốt hơn cung cấp một thiết kế phong cách hơn và đứng như một lối thoát tự động, chúng tôi sẽ giới thiệu Dreamina, một nhà sản xuất biểu đồ được hỗ trợ bởi AI. Bước gần hơn và gặp gỡ nhà thiết kế sáng tạo tiếp theo của bạn.
Gặp gỡ Dreamina: Nhà thiết kế biểu đồ tổ chức AI bằng một cú nhấp chuột
Thoát khỏi chỉnh sửa qua lại trong Excel và chấp nhận tạo tự động trong Dreamina. Là một trình tạo hình ảnh AI tiên tiến , nó hợp lý hóa việc tạo biểu đồ tổ chức chỉ bằng một cú nhấp chuột: Chỉ cần cung cấp lời nhắc văn bản và phân tích đầu vào của bạn để tạo biểu đồ tổ chức chuyên nghiệp, được đánh bóng phù hợp với phong cách và cấu trúc của tổ chức bạn. Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp nhỏ đang soạn thảo biểu đồ đầu tiên của mình hay một doanh nghiệp lớn đang cập nhật biểu đồ hiện có, Dreamina mang lại kết quả hoàn hảo trong vài giây - giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong khi vẫn đảm bảo phù hợp hoàn hảo với nhu cầu của bạn.
Các bước để tạo biểu đồ org tuyệt đẹp với Dreamina
Tìm cách học cách soạn thảo biểu đồ tổ chức một cách dễ dàng? Ghé thăm Dreamina ngay bây giờ, và hãy bắt đầu!
- BƯỚC 1
- Viết lời nhắc của bạn
Khi bạn đã đăng nhập vào Dreamina, nhấp vào "Tạo" trong phần "Trình tạo hình ảnh" để nhập trình tạo tổ chức của Dreamina. Sau khi vào, bạn sẽ thấy một hộp văn bản trống trong bảng điều khiển bên trái. Nhấp vào nó và bắt đầu giải thích bản chất và thứ bậc của tổ chức của bạn. Bạn có thể liệt kê các vị trí có thể bạn muốn đưa vào biểu đồ của mình.
Đây là một ví dụ về lời nhắc tốt: Thiết kế sơ đồ tổ chức cho bệnh viện. "Giám đốc Y tế" đứng đầu, tiếp theo là bốn trưởng bộ phận. Mỗi loại là "Tim mạch", "Nhi khoa", "Phẫu thuật" và "Điều dưỡng".
- BƯỚC 2
- Tạo biểu đồ của bạn
Tiếp theo, chọn một mô hình cho thế hệ và trượt thanh chất lượng sang bên phải để có chất lượng tốt hơn (giữ nó ở mức 10 để có kết quả tốt nhất). Chọn tỷ lệ khung hình ưa thích phù hợp nhất với sở thích của bạn, sau đó nhấn nút "Tạo".
- BƯỚC 3
- Tải về
AI của Dreamina sẽ tạo ra 4 thiết kế biểu đồ org cho bạn lựa chọn. Nhấp vào thiết kế bạn thích nhất để xem trước. Nếu bạn hài lòng với kết quả cuối cùng, hãy nhấp vào biểu tượng tải xuống ở đầu thiết kế để lưu nó trên máy tính của bạn. Bạn muốn kiểm soát nhiều hơn thiết kế của mình? Nhấp vào "Chỉnh sửa trên canvas". Ở đó, bạn sẽ có thể xóa các phần tử, thêm văn bản hoặc thậm chí thêm các phần tử mới.
Các tính năng AI mạnh mẽ hơn để thử
- 1
- AI inpaint
Do sự luân chuyển của nhân viên và sự phát triển của các tổ chức, sơ đồ tổ chức có thể trở nên lỗi thời. Tuy nhiên, bạn không cần phải lo lắng vì với công cụ "Inpaint" của Dreamina, bạn có thể điền thông tin mới và cập nhật mà không làm hỏng biểu đồ tổ chức. Nếu bạn muốn thay đổi chức danh của nhân viên hoặc thêm ý tưởng logo vào biểu đồ, công cụ "Inpaint" sẽ thực hiện nó một cách trơn tru và hiệu quả.
- 2
- văn bản Bộ công cụ
Công cụ "Thêm văn bản" của Dreamina là một tính năng tuyệt vời có thể được sử dụng để điền tên và vị trí trên biểu đồ tổ chức của bạn. Với "Thêm văn bản", bạn cũng có thể chỉnh sửa kiểu phông chữ, kiểu dáng và kích thước. Nếu bạn đang tìm cách thêm các hiệu ứng đặc biệt vào các vị trí có thứ bậc cao hơn trong biểu đồ tổ chức, hãy sử dụng công cụ "Thêm văn bản" của Dreamina.
- 3
- Bộ mở rộng sáng tạo
Trong nhiều cuộc họp tổ chức, việc thể hiện trực quan sơ đồ tổ chức là điều cần thiết. Với công cụ "Mở rộng", bạn có thể phóng to kích thước biểu đồ của mình trong khi vẫn giữ được chất lượng. Với công cụ "Mở rộng" của Dreamina, bạn không bao giờ phải lo lắng về việc chiếu biểu đồ mờ trong các bài thuyết trình của công ty.
- 4
- HD cao cấp
Thiết kế chất lượng thấp lấy đi tính chuyên nghiệp từ sơ đồ tổ chức của bạn. Tuy nhiên, với công cụ " HD cao cấp ", bạn có thể tinh chỉnh chất lượng biểu đồ của mình, làm cho nó trông sắc nét và sạch sẽ. Cho dù bạn muốn in hoặc chiếu biểu đồ trong bản trình bày, hãy đảm bảo rằng biểu đồ tổ chức của bạn vẫn sắc nét với công cụ "HD Upscale" của Dreamina.
- 5
- Máy xay sinh tố hình ảnh
Công cụ "Blend" thực hiện một công việc tuyệt vời là kết hợp hai hình ảnh để tạo thành một kết quả hoàn hảo. Bạn có thể muốn thêm nền vào biểu đồ tổ chức của mình. Nếu đúng như vậy, công cụ "Blend" của Dreamina có thể hoàn thành công việc một cách dễ dàng.
Kết luận
Bây giờ, bạn có mọi thứ về cách tạo biểu đồ tổ chức trong Excel. Công bằng mà nói, Excel là một công cụ tuyệt vời hoạt động tốt cho các doanh nghiệp cơ bản, quy mô nhỏ, nhưng nó có thể trở nên nặng nề khi làm việc cho các tổ chức quy mô lớn và đang mở rộng. Nhưng với Dreamina, bạn chắc chắn có thể cung cấp chất lượng một cách dễ dàng. Không giống như các công cụ thủ công, hệ thống công nghệ tiên tiến của Dreamina giúp việc tạo, tùy chỉnh và định dạng biểu đồ tổ chức trở nên dễ dàng và liền mạch. Dreamina loại bỏ lao động thủ công của việc tạo sơ đồ tổ chức và cung cấp kết quả chuyên nghiệp trong vài giây. Hãy thử Dreamina ngay hôm nay và giảm bớt khối lượng công việc của bạn!
Câu Hỏi Thường Gặp
- 1
- Làm cách nào để tạo biểu đồ tổ chức trong Excel và thêm hình ảnh hiển thị các bộ phận khác nhau?
Sử dụng công cụ "SmartArt", bạn có thể chọn thiết kế biểu đồ ưa thích của mình và điền vào tất cả các thông tin cần thiết. Sau khi chỉnh sửa biểu đồ của bạn, hãy chuyển đến thanh Menu và nhấp vào tab "Thiết kế thông minh". Trong phần "Bố cục", bạn sẽ tìm thấy một số bố cục biểu đồ khác nhau, bao gồm một bố cục có khoảng trống cho ảnh. Điền vào bất kỳ hình ảnh của sự lựa chọn của bạn và lưu. Nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể làm tất cả chúng trong một lần? Đó là nơi ma thuật AI của Dreamina tỏa sáng: chỉ cần nhập mô tả về biểu đồ tổ chức lý tưởng của bạn vào hộp văn bản và nhấn các nút để xem trước kết quả. Biến tất cả ý tưởng của bạn thành hiện thực trong Dreamina
- 2
- Làm cách nào để Tôi tạo biểu đồ tổ chức trong Excel từ dữ liệu tự động?
Không, Excel không thể tự động tạo biểu đồ tổ chức. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ tự động có thể tạo biểu đồ tổ chức tự động bằng cách sử dụng dữ liệu, Dreamina sẽ thực hiện nó một cách dễ dàng. Với một số lời nhắc bằng văn bản, Dreamina có thể tạo và thiết kế biểu đồ tổ chức chuyên nghiệp để phù hợp với sở thích của bạn. Hãy thử Dreamina ngay bây giờ và xem nó dễ dàng như thế nào.
- 3
- Làm thế nào để bạn tạo một biểu đồ org với các tiêu đề và vai trò khác nhau trong Excel ?
Bạn có thể tạo biểu đồ tổ chức với các tiêu đề và vai trò khác nhau trong Excel bằng SmartArt. Sau khi nhấp vào tab "Thiết kế SmartArt" trong thanh Menu, hãy chọn một mẫu cho phép bạn có cơ hội điền tên, chức danh và vai trò. Sau khi chỉnh sửa xong, hãy lưu biểu đồ tổ chức của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp định dạng nâng cao, Dreamina là lựa chọn phù hợp với bạn. Tính năng "Vẽ văn bản trên hình ảnh (nút" T ")" của Dreamina hoạt động hoàn hảo để thêm văn bản vào biểu đồ của bạn. Cho dù đó là tên, chức danh hoặc bộ phận của nhân viên, chỉ cần nhấp vào nút "T" và nhập bố cục của bạn bằng từ. Hãy xem Dreamina ngay hôm nay và tận hưởng những tính năng nâng cao này.